La mayoría de los métodos de productividad ofrecen herramientas para abordar proyectos específicos o tareas pendientes de forma organizada. Kaizen es una filosofía de productividad japonesa que te ayuda a organizar todo lo que haces. En resumen, significa «mejora constante y continua», y es un enfoque que se puede aplicar en cualquier lugar y en cualquier puesto de trabajo.
Kaizen es menos un «sistema» de productividad que se utiliza para organizar una lista de tareas y más bien una filosofía. A diferencia del método Getting Things Done (GTD) y la Técnica Pomodoro, Kaizen es una forma de pensar y organizar todo, desde la forma en que trabajas hasta la forma en que tu equipo trabaja en conjunto.
¿Qué es el método Kaizen?
Mientras que Kaizen se traduce simplemente como «buen cambio» y no tiene un significado muy implícito más allá de eso, en los círculos de productividad el término significa «mejora continua y constante». En pocas palabras, cada aspecto de una organización debe, en todo momento, esforzarse por hacer lo que mejor sabe hacer. La filosofía surgió por primera vez cuando varias empresas japonesas, poco después de la Segunda Guerra Mundial, adoptaron la idea de que hacer las cosas como siempre se han hecho, no era recomendable, especialmente cuando se disponía de mejores opciones que las hicieran más competitivas. Inspirado por la competencia occidental y los métodos de fabricación, «Kaizen» llegó a ser sinónimo de esfuerzos en toda la compañía para mejorar y racionalizar inteligentemente las prácticas comerciales y los métodos de fabricación, respetando al mismo tiempo el producto, la artesanía o las personas involucradas en su fabricación.
Este tipo de mejora continua puede dividirse en seis pasos:
- Estandarizar: Propon un proceso para una actividad específica que sea repetible y organizado
- Medida: Examina si el proceso es eficiente utilizando datos cuantificables, como el tiempo a completar, las horas dedicadas, etc
- Comparar: Compara tus medidas con tus requerimientos. ¿Este proceso ahorra tiempo? ¿Toma demasiado tiempo? ¿Consigue el resultado deseado?
- Innovar: Busca nuevas y mejores maneras de hacer el mismo trabajo o lograr el mismo resultado. Busca rutas más inteligentes y eficientes para alcanzar el mismo objetivo final que impulse la productividad
- Estandarizar: Crea procesos repetibles y definidos para aquellas actividades nuevas y más eficientes
- Repite: Vuelve al paso uno y empieza de nuevo
Puede parecer agotador, pero una vez que forme parte de tu enfoque mental del trabajo, o de la cultura de tu empresa (o equipo), se sentirá muy natural. Si siempre estás buscando mejores maneras de hacer las cosas, y siempre estás dispuesto a intentarlo, es sólo un paso adelante para formalizarlo y asegurarte de que todo el mundo está en la misma página.
Por supuesto, cabe acotar que Kaizen no es cambio por cambio. Es deliberado, mejora constante, y los cambios que no traen realmente recompensas no deben ser hechos. Recuerda, el mejor sistema de productividad es el que te ayuda a hacer las cosas y las mejores aplicaciones son las que realmente vas a usar. Hay que tener esto en cuenta cuando busques formas de optimizar tus procesos.
La filosofía kaizen afirma que la perseverancia es el terreno en el que germinan los progresos.
Cómo usar Kaizen a tu favor
Kaizen es fácil de implementar. Como se trata más de una filosofía mental que de una metodología real, no hay herramientas que comprar, aplicaciones que descargar o planificadores que garabatear. En cambio, usar Kaizen para tu beneficio, implica en gran medida cambiar el enfoque de tu trabajo. Puede parecer que Kaizen tiene que ser una filosofía corporativa, pero también funciona a nivel personal. Aquí hay algunos consejos.
Primero, enfócate en encontrar mejores maneras de hacer tu trabajo. Si por lo general estás ocupado, reserva tiempo para ponerte en contacto con lo que haces y tus prioridades. Puedes pasar ese tiempo de inactividad asegurándote de que estás haciendo las cosas de la mejor manera posible. La revisión semanal de una hora es una buena manera de hacerlo. Te saca de las trincheras y te da una vista global de tu trabajo. También puedes utilizar una aplicación como RescueTime para realizar un seguimiento de tus procesos. Con esa perspectiva, puede ver como inviertes tu tiempo, donde lo estás desperdiciando, y comprometerte más con la razón por la que está haciendo lo que haces.
Del mismo modo, los empleados de Google solían pasar el 20% de su tiempo buscando mejores formas de trabajar, y el 80% de su tiempo haciendo su trabajo habitual. Desde entonces, Google ha minimizado la política, pero la idea sigue siendo buena. Si puedes ganar tiempo para probar nuevas formas de trabajar, o iniciar proyectos apasionantes que pueden llevarte en nuevas e interesantes direcciones, recuperarás ese tiempo cuando descubras mejores técnicas o herramientas más rápidas. Si el 20% parece agresivo, intenta con el 10% -incluso unas horas a la semana hablando con tu jefe acerca de las maneras en que puedes agilizar tu trabajo o una nueva herramienta que haga más fácil la labor de todos puede hacer un mundo de diferencia- siempre y cuando estés abierto y dispuesto a ello. Eso es una mejora lenta, continua y constante.
Cuando encuentres una manera de hacer tu trabajo más eficiente, dedica tiempo a investigarlo. Si encaja con tu estilo y el tipo de trabajo que haces, inténtalo y comprueba si te ahorra tiempo. Si trabajas en equipo, estás abierto a la crítica constructiva y a la retroalimentación de las personas con las que trabajas. Nunca se sabe cuándo alguien de tu equipo propondrá un cambio o modificación en tu metodología actual de hacer las cosas que pueda ahorrar tiempo y energía para todos. Si te pones inmediatamente a la defensiva porque «así es como siempre hemos hecho las cosas», es posible que pierdas una valiosa oportunidad de hacer las cosas mejor. Recuerda, empieza de a poco y da pequeños pasos. Esa es la esencia de Kaizen.
Cómo tener en mente el Kaizen cuando estás ocupado con el trabajo
Las aplicaciones prácticas de Kaizen son geniales, pero todavía involucran «alejarte de tu trabajo» para que puedas pensar en cómo hacerlo mejor. También es importante tener en cuenta los principios básicos mientras trabajas: no estés tan absorto en tu trabajo que te pierdas algo importante, o te niegues a hablar cuando tienes algo que ofrecer.
Es esa sensación de trabajo gratificante la que realmente nos mantiene motivados. Si no estás en una situación donde puedas sentirte así, haz lo que puedas para conseguirlo, o busca un trabajo donde puedas.
Uno de los beneficios inmediatos de Kaizen es el sentido de propiedad y la autoridad sobre tu trabajo. Lo ideal es que todos se sientan comprometidos y apasionados por la labor que realizan, de principio a fin, y todos deben hacer lo que sea necesario para que el producto final sea lo mejor posible. Ya sea que trabajes en los espejos laterales o en el montaje de las ruedas, debes querer que ese vehículo deje la línea en perfectas condiciones. Puede ser difícil si tu trabajo trata de aislarlo, o si te sientes desinteresado y abatido, pero es esa sensación de trabajo gratificante la que realmente nos mantiene motivados. Si no estás en una situación donde puedas sentirte así, haz lo que puedas para conseguirlo, o busca un trabajo donde puedas.
Del mismo modo, otro principio de Kaizen es minimizar los residuos siempre que sea posible. Eso significa que no es bueno malgastar tiempo en procesos que no ayuden a la productividad. Por ejemplo, pasar tiempo en reuniones que no necesitan realizarse, o escribir informes de estado que nunca se leen, son buenos ejemplos de desperdicio de tiempo, que pudieras emplear en buscar mejores formas de trabajar. Claro, algunas reuniones tienen que tener lugar, y los informes de estado pueden ser importantes, pero si no son útiles, descártalos, encuentra una forma de automatizarlos o delegarlos a otra persona. Si la gestión de la bandeja de entrada te ocupa demasiado tiempo, busca sistemas que la organicen o la automaticen por completo para que sólo veas lo que es importante. Cada hora que pases pensando que no tienes tiempo para intentar algo mejor, es una hora perdida.
Es fácil seguir haciendo las cosas de la forma habitual para llegar al final del día, pero hacerlo impide la mejora. Cuando buscas mejores maneras de trabajar, aprendes nuevas habilidades, logras metas de las que estás orgulloso, te haces más valioso para tu empresa, haces cambios positivos y, por supuesto, ahorras tiempo y energía. No es fácil, pero vale la pena.
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